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香港工务工程造价管理简介
 网友评论  [进入论坛]  时间:2008-02-10  作者:  来源:网易行业
【导读】成功的工程造价管理工作, 不应该单着重工料清单的准确性,而是由工程策划的早期开始,直至工程完成为止。期间包括文中所论述的各个环节。经过多年的实践,建筑署发现上述各环节对有效的工务工程造价管理有莫大的贡献。
香港的工务工程(不包括公共房屋工程)是由特区政府的工务局及其属下的7个工务部门(建筑署、土木工程署、渠务署、机电工程署、路政署、拓展署及水务署)负责策划及监管。由于涉及的工程费用庞大、特区政府的库务局、工务局及其7个工务部门都备有一套完善的工务工程造价管理机制。
  一、工务工程造价预算的审批程序
  1.业主政策局(例如教育及人力统筹局)提出"工程计划说明书"。(例如在那地点兴建一所学校)。
  2.有关工务部门(例如建筑署)便负责草拟"工程计划初步可行性研究"报告,并经工务局提交库务局审批。
  3.报告一经库务局批准,有关工程便成为政府"工务工程计划"的丙类工程。
  4.有关业主政策局每年经库务局向政府高层资源会议申请该工程财政拨付。若申请获批准,该工程便会被提升为乙类工程。
  (注:若一项目停留在丙类工程三年仍未能成功提升为乙类工程,则该工程便会被剔除出"工务工程计划")
  5.工程一经提升为乙类工程,设计工作及制订招标文件工作便可展开。
  6.有关业主政策局会向立法会财务委员会申请将工程提升为甲类工程, 并提交详细工程造价预算。若财务委员会同意将该工程提升成为甲类工程,招标工作才能展开,否则不能招标。(注"立法会并不是政府机构,是经直选及间选组成的议会,作用是监察政府运作)
  7.若最合适的投标者的标价高于财务委员会所批核的工程造价预算金额,则工程不能批出。有关业主政策局须向财务委员会申请额外拨款, 并详细解释为何会超出原先造价预算。若财务委员会不同意额外拨款,工程便不能进行。
  8.若在工程进行期间, 发现工程最终造价会超出财务委员会原先批出的工程造价预算金额,有关业主政策局须向财务委员会提出额外拨款申请,否则工程只能在原先批出的造价预算金额内完成。
  二、对承建商的分类及监管
  香港工务局根据承建商的工程经验和财务状况,订立了以下两个认可承建商名册。除特别情况下,各认可承建商只可承投他所隶属的名册范围内的工务工程:
  1.认可公共工程承建商名册
  此名册分建筑、海港、路渠、工地平整及水务五大类别,而每类亦分以下三组别:
  甲组:可承建工程额不超过二千万港元的工务工程
  乙级:可承建工程额不超过五千万港元的工务工程
  丙组:可承建工程额不少于五千万港元的工务工程及不设工程额上限
  2.认可公共工程物料供货商及专门承建商名册
  此名册包括各项楼房设备如空调、消防、电气、升降机等。而各类别亦分不同组别,以规定不同组别的供货商或承建商只可承投该组别的工程。
  对认可承建商实施有效的监管,可确保只有合格资质及高素质的承建商才可承担政府的工务工程。这对工程造价的有效管理帮助很大。
  工务局及其工务部门对认可承建商采用了以下的监管措施:
  1.每一类别及组别的承建商分别由最熟悉该类别及组别工程部门负责评核他们的以往相关工程经验及工作表现(例如建筑署负责评核建筑类别)以便工务局决定是否应对某承建商采取适当的行动(例如表现好的、财政状况符合要求等,可接纳他的提升组别申请):
  2.承建商须向工务局提出申请并说明想成为某一类别及组别的认可承建商,在将某一承建商纳入认可名册之前,工务局会评核他的财政状况,而有关的工务部门则会评核他的工程专业技术及管理能力。一般来说,承建商在开始时只可成为试用认可承建商,在经过一段时间的优越表现后,才可正式成为认可承建商。
  3.所有试用认可承建商及认可承建商须于每年向工务局提交经会计师审核的公司账目,而丙组认可承建商(不论试用或正式)更需每半年向工务局提交公司账目报告。
  4.如工务局发觉某认可承建商(不论试用或正式)有下列情况出现,工务局会考虑不准该承建商承投工务工程一段时间,或将认可资格降为试用资格,或降到低一级的组别,甚至从名册上除名。但在采取行动前,工务局会给予该承建商自辩机会。
  (1)不理想的工作表现。
  (2)在连续3年未有递交一份具竞争性的投标书。
  (3)在限定时间内,未提交公司帐目、提供所需资料或改善财务状况。
  (4)严重的行为不当或受怀疑的行为不当。
  (5)公司破产或者其它财务上问题。
  (6)不良工地安全纪录。
  (7)不能或拒绝履行一项已批出的工程。
  (8)不良环保表现。
  (9)被法庭定罪,例如触犯了工地安全法例,雇用非法劳工等。
  (10)没有雇用规定的最少数目的全职管理及技术人员。
  (11)不守法律。
  三、采用风险分析方法制订工程造价预算
  准确的工程造价预算,不但可避免工程费用的超支或过多的工程费用拨付,亦可使工程施工期间的造价管理更为有效。
  以往在制订工程造价预算时,对一些不确定的事项(风险),有可能忽略了或只粗略地在已估算的工程造价上加上笔额外金额(如5%或10%)为风险项目准备。现在工务部门采用了风险分析方法去制订工务工程造价预算,务求使预算更为准确。风险分析是一个将工程项目的不确定的事项全列出来,并把这些项目以金额量化的风险估算方法。
  估算出来的风险金额会加进工程造价预算内。
  工程项目较常见的风险包括业主更改其对工程的量或质的要求、工地地质变化、市场价格的变动、宏观经济状况及投标气氛、工程设计变更等。
  风险分析的程序包括:
  1.确定:重大的风险项目(如市场价格的重大转变)。
  2.评估此等风险出现的可能性及其程度。
  3.估计每一风险出现后对工程费用的影响并用金额将其显示。
  4.将估算出来的各项风险金额加进工程造价预算内。
  风险项目对工程造价的影响程度因工程而异。例如市场价格的变动对工期短及工程金额少的工程影响不大,反之对工期长及工程金额大的工程便会有较大的影响。又风险分析发挥其最大效用的时间是工程筹划期间,因为在此时很多因素及事项都未明确。
  随着工程的进行,风险亦相应减低。故此风险分析要不时进行检讨,以减少前期预留风险备用的金额或将该金额拨给其它项目。
  四、投标者资格预审
  聘用富有经验及管理良好的承建商负责工程的建造对工程造价的管理有很大帮助,特别是大型或复杂的工作。当正常的招标程序不适用于某项工程时(如下列情况),工务部门会采用投标者资格预审方法去挑选一些适合的承建商承投该项工程:
  1.工程的规模庞大或性质复杂。
  2.工程费用非常庞大。
  3.工期非常紧迫。
  4.须要紧密的工序协调,或特别的建造技术。
  5.采用特别的合约条款。
  6.须要特别的财务安排。
  投标者独立核算预算预审的目的是拣选不少于5位的财政上及技术上都合资格的承建商承投某一项工程。在采用此方法之前,有关工务部门需要先取得库务局的同意。
  投标者资格预审的具体方法如下:
  1.有关工务部门制订预审文件、并邀请有意参加预审的承建商在指定日期前递交预审文件内所要求的预审申请书。此等承建商必须是工务局认可的承建商。但如因工程性质特殊或其它因素以至在认可承建商名册内可能没有足够数目的符合资格的承建商参加预审,那么其它本地或海外的承建商亦可申请参加预审。
  2.预审的程序分两阶段:
  (1)第一阶段是将一些不能符台基本要求的申请者(如没有相关的工作经验)剔除出预审程序,以省却审核他们递交的其它技术性资料的时间。
  (2)第二阶段是详细审核已通过第一阶段的申请者的各项技术资料(如以往五年在承建工务工程的表现、已往五年在类似有关工程项目的工作经验、所拥有的管理及专业员上的资历及经验、建造有关工程的技术方法及预计进度表、已往索赔纪录等)。
  3.所有审核准则须经库务局预先批准及须在预审文件内列明。
  而预审文件亦将有关工程的特殊情况如工地使用限制等详细列出。如有需要,亦可要求申请人提供对该工程的各项意见,给有关工务部门参考,以助后期的策划及监督工作。
  4.在经过第二阶段的预审后,有关部门会将审阅报告呈交库务局批核。
  5.当库务局通过报告内所推荐的申请人后,有关工务部门便会通知每一申请人他的申请结果,及通知成功申请人有关工程的招标日期。
  五、招标文件
  一份清楚列明合约双方的权责以及风险分配的招标文件可减少施工期间的合约纠纷,对工程造价管理有很大的帮助。
  各工务部门制订的招标文件在格式上都十分相似,而在内容方面(除了有关工程的资料外)亦大致相同。例如建筑工程合约都会采用同一版本的标准建筑合约条款, 而土木工程合约则会采用同一版本的标准土木工程合约条款等。此等标准格式、内容及合约条款是经过多年累积的工程管理经验而制订及更新的。
每个工务部门都设有一合约顾问单位,为工程管理人员提供合约上的指引。
  若工程造价预算超过-亿港元的话,有关招标文件的重要部分(即对合约约责有影响的,如特殊合约条款等)要先经工务局法津咨询部审阅,才可招标。若在招标期间招标文件内的重要部分有重大修改,则此等修改连同与投标者的相关书信来往须经工务局法律咨询部审阅后才可批出工程合约。
  六、标书审核及定标程序
  工务部门处理及审核标书的程序非常严谨。在未有定案之前,所有关于投标事宜或标书的口头上或书面上的沟通都作机密文件处理,而有关文件上亦盖有此等字样。
  若发现投标者漏交了需要提交的资料或提交了含糊的资料时,有关工务部门会要求投标者在指定日期前补交有关资料或澄清含糊的资料。但在任何情况下,投标者都不能更改已提交的投标价。有些时候审标人员需要当面与投标者了解所提交的资料,因而会与投标者开会。此等会议必须有会议纪录,列明与会人,曾讨论的事情及结论。记录必须经各与会人同意。
  当发现标中有某些工程小项的单价不合理地高或低时,而此等工程小项在数量上如有大增减时会导致最终工程价有大变动时,审标人员小心考虑应否将该工程判给该投标者。若投标者的标价不合理地低而审核人员仍然认为应该将工程批与该投标者,他们须在审核标书报告中列明原因。
  在发现标中有计算错误或有过低或过高的单价时,有关部门会去信该投标者询问他是否仍然愿意持该投标价抑或收回投标书。
  若在考虑之列的标书中的标价是十分接近时,有关部门会将各标书在工程期间将会收到的分期工程费用转化为现值总价格以作比较。
  除标价外,审标人员亦会考虑投标者的过往工作表现,技术及财政状况,工地安全记录,触犯法律情况(如环保及雇佣条例等), 与及若工程额超过-亿港元时,投标者以往的索赔记录等。
  在完成审标工作后,有关工务部门会提交审核标书报告予以下委员会考虑及批准:
  工程额超过二千万港元的由中央投标委员会(成员包括库务局局长,工务局局长,律政署代表,廉政公署代表等);
  工程额少于三千万港元的由工务工程投标委员会(成员包括工务部门代表)。
  七、施工期间的造价管理
  为确保最终工程价不超过合约总额及所有的设计更改都符合成本效益的原则,工务部门采取了以下措施:
  1.每月在发出工程量单给承建商的同时,亦检讨及评估在工程完成时的合同最终价(即计算所有设计更改及其它加减项目在内)。
  2.在发出更改设计指令予承建商前,先行预计该更改的金额值。并按金额的大小交予适当职级的官员批核。例如建筑师或工程师可以发出个别不超过港币十五万元的设计更改指令。若指令超过港币十五万元但少于港币三十万元,则须高级建筑师或高级工程师先行批核才可发出。如此类推,部门首长可批核金额不设上限的更改指令。
  3.工程管理人员尽快计算并与承建商达成对加减项目金额的协议。以免日后因人事变动,或资料遗失等因素拖慢工程结算工作。
  八、及早解决工程纠纷
  工程纠纷往往跟造价有关。处理工程纠纷的方法须依照合同条款规定。一般来说,工务工程的纠纷会先经有关总建筑师或工程师审核及作出决定。通常合约会规定若承建商不同意该决定,纠纷会通过调解方式解决。若任何-方不想用调解方式或调解不能成功,则会采用仲裁方法解决纠纷。
  任何调解或仲裁个案,有关工务部门都会咨询律政署的法律意见。律政署亦给予有关官员所需的技术支持。
  在一些特殊的工程项目,例如复杂的或有很大机会在设计上有大更改的,有关工务部门会在合约文件内指明计算设计更改指令的金额的工作需要在该指令发出后28天内完成,并交予承建商参考及尽快达成协议。此举可防止设计更改指令的大量累积而导致不能及早知道最终合约总额,或因人事变动等因素而令协议不易达成。
  九、价值管理
  在一些大型的工务工程项目,工务部门为了确保资源的合理利用,会采用价值管理去确保所投入的资源是物有所值。
  为了取得最高效益, 价值管理应该于工程策划的早期展开。对一些看来不易解决的技术问题或不易达成协议的专业意见分岐,价值管理可发挥最大效用。
  具体来说,价值管理是通过一个深入而彻底的座谈工作坊,让决策者及工程策划人员了解相互的立场或困难,从而找出 一个多方面都可以接受亦无损工程效益的解决问题方案。因此,参加者应包括政策局、工务部门及其它相关的部门的代表(如环保署、规划署或民政事务总署等)。讨论的事项可以包括工程的各项要求的标准(如质量水平,环保水平等);资源的运用;设计及施工时间的控制;难题的解决等等。由于参与的人员都是较高层的官员,为节省时间,工作坊一般不会超过两个工作天。通常工作坊会由一位独立的极富经验的专业人士主持,并在会后向有关部门提交报告,详列各项讨论事项及解决方案。
  总结 成功的工程造价管理工作, 不应该单着重工料清单的准确性,而是由工程策划的早期开始,直至工程完成为止。期间包括文中所论述的各个环节。经过多年的实践,建筑署发现上述各环节对有效的工务工程造价管理有莫大的贡献。

 

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